Administratie

administratie-ordnersNiet alleen als je een eigen huis hebt gekocht, maar eigenlijk altijd is het belangrijk dat je je administratie op orde hebt. Je brievenbus ligt dagelijks vol met folders, kranten, brieven, afschriften en andere papieren. Maak er een gewoonte van de post dagelijks open te maken. Wat je niet nodig hebt, kun je het beste direct weggooien. De zakelijke post, zoals rekeningafschriften of salarisstroken bewaar je op een vaste plek, netjes bij elkaar.

Als je deze post niet direct verwerkt, bewaar het dan op een vaste plek. Zo behoud je het overzicht. De rekeningen worden op tijd betaald en je kunt alle belangrijke papieren makkelijk terugvinden.

Voor een overzichtelijke administratie heb je nodig:

  • Een ordner met tabbladen
  • Een mapje voor de rekeningafschriften van bank of giro
  • Een vaste plaats in huis om de post en de administratie te bewaren

Ga eens per week of per maand (afhankelijk van de hoeveelheid post die je ontvangt) aan tafel zitten om je administratie bij te werken. Zoek een rustig moment uit. Lees alle brieven door en sorteer als volgt:

  • Alleen bewaren
    Een groot deel van de post bestaat uit allerlei kennisgevingen: een eindafrekening van het energiebedrijf, een overzicht van de betaalde hypotheekrente of een bericht over de volgende huurverhoging. Ook zit er vaak de nodige reclame tussen, bijvoorbeeld van de bank of van de maatschappij waarbij je een verzekering hebt. Ben je niet geïnteresseerd in hun aanbiedingen, dan kan deze post meteen bij het oud papier. De rest berg je op in de ordner. Sorteer de post op afzender en stop alles achter het juiste tabblad. Dan raakt er niets zoek.
  • Rekeningen betalen
    Op bijna alle rekeningen staat een vervaldatum. Hieraan kunt je zien wanneer het geld moet zijn betaald. Houd bij wanneer je het geld hebt overgemaakt. De acceptgiro doet je vervolgens op de post, of je verstuurt de betaling via de computer en de rekening gaat in de ordner. Betaal je een rekening niet direct? Stop deze dan achter een tabblad ‘Nog betalen’ en sorteer op vervaldatum. Check telkens wanneer je je administratie doet, of je nog rekeningen moet betalen.
    Als je internetbankiert, kun je de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Zo hoeft je er niet meer aan te denken, maar hoef je ook niet alles direct  te betalen.
  • Rekeningafschriften
    Krijg je bankafschriften nog thuisgestuurd? Controleer dan of je betaalopdrachten goed zijn uitgevoerd. Doe de afschriften daarna in het opbergmapje. Neem voor internetbankieren ook een vast moment, waarop je de bij- en afschrijvingen naloopt.
  • Post waarop je moet reageren
    Op sommige post moet je reageren. Je moet bijvoorbeeld belastingaangifte doen, of je wilt bezwaar maken tegen een bepaalde beslissing van de gemeente. Dan moet je bijna altijd binnen een bepaalde termijn reageren. Die termijn staat in de brief. Lukt het je niet de gevraagde actie te ondernemen, vraag dan hulp. Maak tot slot een kopie van je reactie en doe deze in de ordner achter het juiste tabblad.

Taakverdeling
Bent jij thuis niet degene die de administratie doet? Neem dan eens in de twee maanden samen met je partner de administratie door. Je bent namelijk samen verantwoordelijk. Kijk ook eens op de website van het NIBUD, daar staan allerlei tips om overzicht te houden op je administratie, zodat de kans op schulden verminderd.

Vijf jaar bewaren
Omdat er zoveel post binnenkomt, zal de administratie steeds meer plek gaan innemen. Toch is het belangrijk je papieren minimaal vijf jaar te bewaren. Met name de informatie rondom de belastingaangifte is in die periode belangrijk. Bewaar ook alle informatie rond je hypotheek en lopende verzekeringen.

Online
Je kunt tegenwoordig heel veel online regelen. Zorg bij het online afsluiten van bijvoorbeeld een verzekering wel dat je de polisvoorwaarden in een mapje op de pc bewaart, zodat je je niet suf hoeft te zoeken op een website op het moment dat je het nodig hebt. Verwijder online afschriften ook niet klakkeloos, maar neem een moment om alle afschrijvingen te controleren.
Overheidszaken doe je tegenwoordig vaak met behulp van DigiD. Heb je nog geen DigiD? Zorg dat je op tijd een account aanvraagt op www.digid.nl en deze daadwerkelijk activeert.

Overzicht inkomsten en uitgaven
Als je nog niet eerder op jezelf hebt gewoond, kan het prettig zijn een overzicht te maken van je maandelijkse inkomsten en uitgaven. Dat doe je bijvoorbeeld voor het eerste jaar. Op die manier kun je eenvoudig bepalen of je voldoende geld opzij kunt leggen voor een lekkere vakantie of voor wat leuke uitstapjes.
Ook als je goed met geld om kunt gaan is het verstandig regelmatig je inkomsten en uitgaven tegenover elkaar te zetten. Zo kun je goed bepalen of je ergens op kunt besparen.